Eine Miete manuell als bezahlt markieren

Eine einzelne Miete kannst du direkt in der Mieteinnahmen-Übersicht als bezahlt markieren. Dabei stehen dir zwei Wege zur Verfügung: Du kannst eine Zahlung über das virtuelle Basiskonto erfassen oder eine bereits importierte Transaktion eines verbundenen Bankkontos zuordnen.

Empfehlung: Wenn die Zahlung auf einem verbundenen Bankkonto eingegangen ist, solltest du die tatsächliche Banktransaktion zuordnen. Das Basiskonto eignet sich vor allem für Barzahlungen, andere außerhalb eines Bankkontos erhaltene Zahlungen oder wenn du kein Bankkonto mit heyFranz verbunden hast.

So öffnest du die Zahlungserfassung

1. Öffne im Hauptmenü Finanzen → Mieteinnahmen.
2. Klicke auf die gewünschte Monatsmiete.
3. Scrolle im geöffneten Side-Panel zum Abschnitt Status & Aktionen.
4. Klicke auf Als bezahlt markieren.

Im Dialog Miete als bezahlt markieren siehst du oben den Mieter, die Einheit, das Belegdatum und den erwarteten Betrag. Unter Zahlung erfassen über legst du fest, wie die Zahlung erfasst werden soll.

Zur Auswahl stehen:

• das Basiskonto,
• Alle Bankkonten,
• jedes einzeln mit heyFranz verbundene Bankkonto.

Variante 1: Zahlung über das Basiskonto erfassen

Das Basiskonto ist ein virtuelles Verrechnungs- beziehungsweise Sammelkonto für manuell erfasste Zahlungen. Es ist immer vorhanden und benötigt keine Bankverbindung.

Verwende das Basiskonto beispielsweise, wenn:

• die Miete bar bezahlt wurde,
• die Zahlung außerhalb eines verbundenen Bankkontos eingegangen ist,
• du kein Bankkonto mit heyFranz verbinden möchtest.

So erfasst du die Zahlung:

1. Wähle unter Zahlung erfassen über das Basiskonto.
2. Trage den tatsächlich erhaltenen Betrag ein.
3. Prüfe das Zahlungsdatum. Standardmäßig ist das heutige Datum vorausgefüllt. Du kannst ein Datum in der Vergangenheit auswählen, jedoch kein Datum in der Zukunft.
4. Wenn das Zahlungsdatum dem Fälligkeitsdatum entsprechen soll, aktiviere Bezahldatum entspricht Fälligkeitsdatum. Das Datumsfeld wird dann automatisch auf das Fälligkeitsdatum gesetzt.
5. Füge bei Bedarf eine interne Notiz hinzu.
6. Klicke auf Zahlung erfassen.

Variante 2: Eine Banktransaktion zuordnen

Wenn du ein echtes Bankkonto mit heyFranz verbunden hast, kannst du eine bereits importierte Einnahme direkt der Miete zuordnen.

1. Wähle das gewünschte Bankkonto oder Alle Bankkonten.
2. Durchsuche die angezeigten Einnahmen nach Name, IBAN oder Verwendungszweck. Zusätzlich kannst du die Liste filtern.
3. Wähle die passende Banktransaktion aus. Du kannst auch mehrere Transaktionen gleichzeitig auswählen, wenn die Miete in mehreren Teilen bezahlt wurde.
4. Kontrolliere die Zusammenfassung am unteren Rand. Sie zeigt die Anzahl und Summe der ausgewählten Transaktionen, den neuen Ist-Betrag sowie den noch offenen Betrag oder eine entstehende Überzahlung.
5. Klicke auf Überweisung zuordnen beziehungsweise bei mehreren Zahlungen auf Überweisungen zuordnen.

Teilzahlungen und Überzahlungen erfassen

Der erfasste oder zugeordnete Betrag muss nicht exakt der erwarteten Miete entsprechen.

• Vollständige Zahlung: Stimmen erwarteter und bezahlter Betrag überein, erhält die Miete den Status Bezahlt.
• Teilzahlung: Ist der bezahlte Betrag geringer, erhält die Miete den Status Abweichung. Der fehlende Betrag bleibt offen.
• Überzahlung: Ist der bezahlte Betrag höher, erhält die Miete ebenfalls den Status Abweichung. Die Höhe der Überzahlung wird angezeigt.

Bei einer weiteren Teilzahlung öffnest du dieselbe Miete erneut, klickst wieder auf Als bezahlt markieren und erfasst oder ordnest den nächsten Betrag zu. heyFranz addiert die einzelnen Zahlungen und berechnet den verbleibenden offenen Betrag automatisch.

Gut zu wissen: Weitere Zahlungen kannst du erfassen, solange für die Miete noch ein positiver offener Betrag besteht. Die letzte Teilzahlung kann dabei eine Überzahlung ergeben. Ist bereits alles bezahlt oder überzahlt, korrigiere zunächst die vorhandene Zahlung beziehungsweise Zuordnung.

Was passiert im Hintergrund?

Unabhängig davon, ob du das Basiskonto oder ein verbundenes Bankkonto verwendest, wird der Zahlungsvorgang auch in der Transaktionsliste abgebildet. Dadurch zeigen die Transaktionen die tatsächlich erfassten Einnahmen und Ausgaben.

Bei einer Zahlung über das Basiskonto wird eine manuelle Transaktion auf diesem virtuellen Konto angelegt. Bei einem verbundenen Bankkonto wird die ausgewählte Banktransaktion mit der Miete verknüpft und entsprechend in den Finanzen berücksichtigt.

Eine Zahlung bearbeiten oder löschen

Automatisch aus einer Mietzahlung erzeugte Transaktionen bearbeitest du über die zugehörige Mieteinnahme. Der Korrekturweg hängt davon ab, wie die Zahlung erfasst wurde:

• Basiskonto oder manuell erfasste Zahlung: Öffne die Miete unter Finanzen → Mieteinnahmen und anschließend die Zahlung in der Zahlungshistorie. Dort kannst du Betrag und Zahlungsdatum ändern oder die Zahlung löschen.

• Zahlung eines verbundenen Bankkontos: Öffne unter Finanzen → Bankkonten den zugehörigen Bankumsatz. Löse die falsche Verknüpfung und ordne den Umsatz anschließend richtig zu. Betrag und Buchungsdatum der echten Bankzahlung werden nicht frei überschrieben.

heyFranz berechnet den Zahlungsstatus und den offenen Betrag nach der Korrektur neu. Die Schritte zum Entknüpfen findest du unter Bankumsätze manuell verknüpfen.

Was tun bei einer berechtigten Abweichung?

Wenn für einen bestimmten Monat tatsächlich ein anderer Betrag vereinbart wurde, solltest du nicht nur die abweichende Zahlung erfassen. Passe zusätzlich den erwarteten Betrag dieser einzelnen Monatsmiete an.

Beispiel: Für einen Monat wurden statt 1.200 € vereinbarungsgemäß nur 1.000 € fällig. Ändere den erwarteten Betrag dieser Mieteinnahme auf 1.000 € und dokumentiere den Grund am besten in der internen Notiz. Dadurch kann heyFranz die Zahlung als korrekt bezahlt bewerten.

Wie du eine einzelne Monatsmiete anpasst, erfährst du im Artikel Mieteinnahmen verstehen und die Übersicht nutzen.

Teilzahlungen und spätere Korrekturen

Der Zahlungsdialog wird auch für andere Einnahmen und Ausgaben verwendet. Wie du mehrere Zahlungen zusammenführst oder eine Basiskonto-Zahlung beziehungsweise Bankverknüpfung korrigierst, erklärt Einnahmen und Ausgaben bezahlen und Zahlungen korrigieren.