Einen neuen Kontakt anlegen

In heyFranz kannst du Mieter, Dienstleister, Eigentümer, Makler, Banken, Hausverwaltungen und sonstige Personen oder Unternehmen als Kontakte erfassen. Beim Anlegen legst du fest, um welchen Kontakttyp es sich handelt, speicherst die Kontaktdaten und kannst – außer bei Mietern – direkt passende Objekte oder Einheiten zuordnen.

Eine Erklärung der Liste, Filter und Kontakt-Detailansicht findest du im Artikel Kontakte verstehen und die Kontaktübersicht nutzen.

Neuen Kontakt starten

Öffne im Hauptmenü Kontakte und klicke rechts oben auf Neuer Kontakt. Der Assistent führt dich durch drei Schritte.

Schritt 1: Kontakttyp auswählen

Wähle genau einen der folgenden Kontakttypen:

• Mieter

• Dienstleister

• Eigentümer

• Makler

• Bank

• Hausverwaltung

• Sonstige

Ein Kontakt kann immer nur einen Kontakttyp gleichzeitig haben. Die Auswahl bestimmt außerdem, ob du im dritten Schritt eine Objekt- oder Einheitenzuordnung hinterlegen kannst.

Schritt 2: Person oder Firma erfassen

Unter Art des Kontakts wählst du zwischen Person und Firma.

Kontaktart „Person“

Bei einer Person sind die Felder Art des Kontakts, Anrede und Nachname verpflichtend. Zusätzlich kannst du Vorname, Geburtstag, Funktion, E-Mail-Adresse und Telefonnummer hinterlegen.

Kontaktart „Firma“

Bei einer Firma sind die Felder Art des Kontakts und Firmenname verpflichtend. Ansprechpartner, Funktion, UID-Nummer, E-Mail-Adresse und Telefonnummer sind optional.

Schritt 3: Adresse, Zuordnung und Notizen

Die Wohn- beziehungsweise Geschäftsadresse ist optional. Du kannst Straße und Hausnummer, Postleitzahl, Stadt und Land hinterlegen. Zusätzlich steht ein Notizfeld mit bis zu 1.000 Zeichen zur Verfügung.

Besonderheit bei Mietern

Für den Kontakttyp Mieter gibt es in diesem Schritt keine Objekt- oder Einheitenzuordnung. Die Verbindung zu einer Einheit entsteht erst, wenn du den Kontakt einem Mietverhältnis zuordnest.

Zuordnung bei allen anderen Kontakttypen

Bei Dienstleistern, Eigentümern, Maklern, Banken, Hausverwaltungen und sonstigen Kontakten kannst du direkt festlegen, für welche Immobilien der Kontakt relevant ist.

• Wähle ein Objekt, wenn der Kontakt für das gesamte Objekt zuständig ist.

• Wähle zusätzlich eine Einheit, wenn die Zuordnung nur für eine bestimmte Einheit gelten soll.

• Füge weitere Zuordnungen hinzu, wenn der Kontakt für mehrere Objekte oder Einheiten relevant ist.

• Aktiviere Dies ist ein allgemeiner Kontakt ohne spezifische Objekt-/Einheitenzuordnung, wenn keine konkrete Immobilie hinterlegt werden soll.

Klicke anschließend auf Kontakt anlegen. Der neue Kontakt erscheint sofort in der Kontaktübersicht.

Wichtig: Mögliche Duplikate werden nicht automatisch erkannt

heyFranz prüft aktuell nicht, ob ein Kontakt mit derselben E-Mail-Adresse oder denselben Daten bereits vorhanden ist. Du kannst daher versehentlich mehrere Kontakte für dieselbe Person oder Firma anlegen. Suche vor dem Anlegen am besten kurz nach Name oder E-Mail-Adresse.

Kontaktdaten später ändern

Öffne den Kontakt in der Kontaktübersicht und klicke im rechten Seitenbereich auf Bearbeiten. Dort kannst du die gespeicherten Daten sowie vorhandene Objekt- und Einheitenzuordnungen aktualisieren.

Häufige Fragen

Kann ich einem Kontakt mehrere Objekte zuordnen?

Ja. Bei allen Kontakttypen außer Mieter kannst du mehrere Objekt- und Einheitenzuordnungen hinterlegen.

Warum sehe ich beim Anlegen eines Mieters keine Immobilienzuordnung?

Mieter werden nicht direkt im Kontakt, sondern über ein Mietverhältnis mit einer Einheit verbunden.

Kann ich zwei Kontakte mit derselben E-Mail-Adresse anlegen?

Ja. Eine automatische Duplikatsprüfung gibt es derzeit nicht.