Mieteinnahmen verstehen und die Übersicht nutzen

Unter Finanzen > Mieteinnahmen siehst du, welche Mietzahlungen laut deinen Mietverhältnissen erwartet werden, welche bereits eingegangen sind und wo noch Beträge fehlen oder abweichen.

Die Seite dient damit vor allem der Mieteingangskontrolle. Im Unterschied dazu zeigt der Bereich Transaktionen den tatsächlichen Geldfluss aus Einnahmen und Ausgaben.

Wie entstehen Mieteinnahmen?

heyFranz erzeugt die Mieteinnahmen automatisch aus den Daten deiner Mietverhältnisse. Dabei werden unter anderem die hinterlegte Miethöhe, das Zahlungsintervall, der Fälligkeitstag sowie der Beginn und das Ende des Mietverhältnisses berücksichtigt.

Zusätzlich zu vergangenen und aktuellen Mieten werden auch die bevorstehenden Mieten ungefähr einen Monat im Voraus angezeigt. So kannst du bereits vor dem Fälligkeitstag sehen, welche Zahlungen als Nächstes anstehen.

Die Mieteinnahmen-Übersicht

Im oberen Bereich werden drei Kennzahlen angezeigt:

• Erwartete Einnahmen: Summe aller Soll-Mieten innerhalb der aktuellen Filter.

• Erhalten: Summe der tatsächlich erfassten Zahlungen innerhalb der aktuellen Filter.

• Ausstehend: Differenz zwischen den erwarteten und den erhaltenen Einnahmen. Darin können zukünftige, überfällige und nur teilweise bezahlte Mieten enthalten sein.

Alle drei Kennzahlen reagieren auf deine Filter. Wenn du beispielsweise ein bestimmtes Objekt und ein bestimmtes Jahr auswählst, werden ausschließlich die Werte für dieses Objekt und diesen Zeitraum berücksichtigt.

Mieteinnahmen suchen und filtern

Über das Suchfeld kannst du nach einem Mieter oder einer Einheit suchen. Zusätzlich stehen drei Filtermöglichkeiten zur Verfügung:

• Filter: Auswahl nach Status – Ausstehend, Bezahlt, Abweichung oder Überfällig.

• Immobilie: Auswahl eines oder mehrerer Objekte beziehungsweise bestimmter Einheiten.

• Zeitraum: Auswahl des aktuellen Monats, des aktuellen Jahres oder eines bestimmten Kalendermonats beziehungsweise Kalenderjahres.

Welche Informationen zeigt die Tabelle?

Die Einträge sind nach Kalendermonaten gruppiert. Für jede erwartete Miete gibt es eine eigene Zeile mit folgenden Informationen:

• Einheit und zugehörige Adresse

• Hauptmieter des Mietverhältnisses

• aktueller Zahlungsstatus

• Fälligkeitsdatum oder – bei einer erfolgten Zahlung – das Bezahldatum

• Zeitraum, für den die Miete gilt

• erwarteter oder tatsächlich bezahlter Betrag

Bei Mietverhältnissen mit mehreren Mietern wird in dieser Tabelle nur der Hauptmieter angezeigt.

Die vier Zahlungsstatus verstehen

• Ausstehend: Es wurde noch keine Zahlung erfasst, der Fälligkeitstag liegt aber noch in der Zukunft.

• Bezahlt: Der erhaltene Betrag entspricht dem erwarteten Betrag.

• Überfällig: Der Fälligkeitstag ist erreicht oder überschritten und es wurde noch keine Zahlung erfasst.

• Abweichung: Es wurde eine Zahlung erfasst, der bezahlte Betrag ist jedoch höher oder niedriger als der erwartete Betrag.

Bei einer Abweichung zeigt die Tabelle den bezahlten Betrag, den ursprünglichen Sollbetrag und die daraus entstehende positive oder negative Differenz. Bei ausstehenden oder überfälligen Mieten wird der erwartete Betrag angezeigt.

Die Detailansicht einer Mieteinnahme öffnen

Klicke auf eine Mieteinnahme, um rechts die Detailansicht zu öffnen. Dort findest du:

• die Zuordnung zu Objekt, Einheit, Mieter und Mietverhältnis

• Fälligkeitsdatum und Mietzeitraum

• die Gegenüberstellung von erwartetem, bezahltem und offenem Betrag

• die zugehörigen Zahlungen und das verwendete Konto

• die Mietaufschlüsselung, zum Beispiel Nettomiete, Umsatzsteuer und Betriebskostenvorauszahlung

• den aktuellen Status, verfügbare Aktionen und interne Notizen

Über Vertrag anzeigen kannst du das zugehörige Mietverhältnis direkt öffnen.

Vollständig bezahlte Miete

Bei einer vollständig bezahlten Miete stimmen Soll- und Istbetrag überein. Unter Zahlungen findest du die erfassten Zahlungen. Manuelle und Basiskonto-Zahlungen kannst du dort bearbeiten oder löschen; echte Bankzahlungen korrigierst du über die Verknüpfung am Kontoauszug.

Überfällige Miete

Bei einer überfälligen Miete ist noch keine Zahlung vorhanden. Über Als bezahlt markieren kann eine Zahlung ausnahmsweise manuell erfasst werden.

Miete mit Abweichung

Bei einer Abweichung siehst du sofort, wie hoch der erwartete Betrag war, wie viel tatsächlich bezahlt wurde und welcher Betrag noch offen ist beziehungsweise zu viel bezahlt wurde.

Den erwarteten Betrag einer einzelnen Monatsmiete anpassen

Über Bearbeiten kannst du den erwarteten Betrag dieser konkreten Monatsmiete erhöhen oder verringern. Das ist beispielsweise sinnvoll, wenn mit dem Mieter für einen einzelnen Monat eine abweichende Zahlung vereinbart wurde.

Die Änderung gilt ausschließlich für diese eine Mieteinnahme. Sie verändert weder die im Mietverhältnis hinterlegte Miethöhe noch die Beträge anderer Monate. Zusätzlich kannst du eine interne Notiz erfassen, um den Grund für die Abweichung zu dokumentieren.

Wichtig: Sobald der erwartete Betrag manuell überschrieben wird, wird die automatische Aktualisierung dieser konkreten Monatsmiete deaktiviert. Spätere rückwirkende Mietanpassungen oder Wertsicherungen verändern diesen manuell festgelegten Sollbetrag daher nicht mehr.

Eine bereits erfasste Zahlung korrigieren

Den bezahlten Betrag änderst du an der zugrunde liegenden Zahlung, nicht über den Bearbeitungsdialog für den erwarteten Sollbetrag.

• Manuell oder über das Basiskonto erfasst: Öffne die Zahlung im Bereich Zahlungen. Du kannst Betrag und Zahlungsdatum direkt ändern oder die Zahlung löschen.

• Von einem verbundenen Bankkonto zugeordnet: Öffne den Bankumsatz unter Finanzen → Bankkonten, löse die Verknüpfung und ordne ihn der richtigen Miete zu.

Der Zahlungsstatus wird danach neu berechnet. Mehr dazu: Eine Miete manuell als bezahlt markieren und Bankumsätze manuell verknüpfen.

Manuelle oder automatische Zahlungserfassung?

Über Als bezahlt markieren hast du zwei Möglichkeiten: Du kannst eine Zahlung manuell über das Basiskonto erfassen oder einen tatsächlichen Bankumsatz eines verbundenen Bankkontos zuordnen. Das Basiskonto dient als internes Verrechnungskonto, beispielsweise für Barzahlungen oder wenn du kein Bankkonto verbunden hast.

Das manuelle Bezahlt-Markieren ist vor allem für Ausnahmefälle gedacht. Für eine möglichst saubere und vollständige Finanzverwaltung empfiehlt es sich, dein Bankkonto mit heyFranz zu verbinden. Tatsächliche Banktransaktionen können dann direkt mit den passenden Mieteinnahmen verknüpft und – soweit möglich – automatisch zugeordnet werden.

Die beiden Wege erklärt Eine Miete manuell als bezahlt markieren. Für die automatische Zuordnung findest du die Anleitung unter Die automatische Mieteingangskontrolle einrichten.

Mieteinnahmen exportieren

Über Exportieren rechts oben kannst du die Mieteinnahmen für die weitere Verarbeitung ausgeben. Die verschiedenen Exportmöglichkeiten werden im eigenen Artikel zur Datenexport-Funktion beschrieben.

Häufige Fragen

Warum wird eine zukünftige Miete bereits angezeigt?

heyFranz zeigt bevorstehende Mieten ungefähr einen Monat im Voraus an. Solange ihr Fälligkeitstag noch nicht erreicht ist und keine Zahlung vorliegt, haben sie den Status Ausstehend.

Kann eine Abweichung auch durch eine zu hohe Zahlung entstehen?

Ja. Der Status Abweichung wird sowohl bei einer Unterzahlung als auch bei einer Überzahlung verwendet.

Ändert eine punktuelle Korrektur auch die Miete der nächsten Monate?

Nein. Die Anpassung des erwarteten Betrags betrifft nur die ausgewählte Monatsmiete.

Warum kann ich den bezahlten Betrag nicht direkt bearbeiten?

Der bezahlte Betrag ergibt sich aus den einzelnen Zahlungen. Bei einer manuellen oder Basiskonto-Zahlung kannst du Betrag und Datum in der Zahlungshistorie bearbeiten. Bei einer Bankzahlung musst du die Verknüpfung am Kontoauszug lösen und den Umsatz richtig zuordnen.